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Secretaria Executiva, Administração
e Gerenciamento Operacional
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Elaborar o Planejamento
e a Programação do evento, juntamente com a Comissão
Organizadora;
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Dimensionamento do evento
com indicação de locais apropriados para a sua realização.
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Elaborar um cronograma
detalhado de organização e gerenciamento do evento;
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Elaborar um Plano de Merchandising
para captação de patrocínio e venda de stands;
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Preparar e acompanhar o
Orçamento Geral do Evento, assim como o plano de desembolso,
fazendo o acompanhamento dos mesmos durante todo o processo de planejamento,
pré-evento, evento e desmontagem;
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Assessorar a contratante
no planejamento estratégico de recebimento de inscrições,
definindo formas de recebimento, negociação com o Banco
Oficial e cartão de crédito;
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Implantar recebimento de
inscrições on line através de site específico;
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Montar registro informatizado,
com acompanhamento de todo o processo de inscrição (desde
a confirmação da inscrição a chegada do
participante) com depósito na conta bancária de responsabilidade
da Comissão Organizadora do Evento e apresentação
mensal/semanal de relatórios de inscrição para
conciliação bancária;
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Montar registro informatizado
para controle também dos convidados do evento, com elaboração
e atualização da lista de VIPS, à medida que
forem feitas as confirmações, para controle das recepcionistas
e dos organizadores;
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Assessorar na montagem
da grade da programação técnica e envio de carta
convite com controle de necessidade de equipamentos/hospedagem e confirmação
de presença;
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Controle do recebimento
de trabalhos científicos (“handling abstracts”)
via web site com possibilidade de avaliação e confirmação
on-line.
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Acompanhar a produção
e supervisionar os prazos para entrega de materiais de apoio, identidade
visual, publicações oficiais, materiais promocional
e de sinalização que estejam diretamente ligados ao
evento;
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Assessoria aos membros
da Comissão Organizadora quanto ao dimensionamento e Contratação
de serviços de apoio, solicitando propostas, equalizando-as
e negociando preços e prazos de empresas de:
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Equipamentos áudio-visual,
inclusive com dimensionamento das necessidades.
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Transporte
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Assessoria de Imprensa
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Empresa montadora de
stands
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Decoração
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Filmagem
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Limpeza e Segurança
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Central de Cópias
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Assistência Médica
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Teleconferência
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Planejar e executar
as atividades sociais;
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Planejar e executar
o cerimonial e protocolo do evento, com participação
em reuniões com os cerimoniais das autoridades que estarão
presentes ao evento;
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Assessorar na montagem
do Protocolo da Cerimônia de Abertura e outras sessões
do evento, seguindo as normas oficiais do Governo Brasileiro e elaborando
roteiros para cada ocasião;
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Realizar as planilhas
de chegada e partidas de vôos para preparar o receptivo de aeroporto;
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Montar a redação
de roteiro detalhado da cerimônia de inauguração
da feira (ou fórum) e de outros eventos paralelos;
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Receber as visitas
precursoras dos chefes de Cerimonial das autoridades convidadas e
das precursoras das equipes de Segurança, acompanhada pelo
Chefe da Segurança contratada pela organizadora;
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Elaborar e atualizar
a lista de VIPS, à medida que forem feitas as confirmações,
para controle das recepcionistas e dos organizadores;
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Indicar mestre de
cerimônia com comprovada experiência e supervisionar a
redação da nominata, obedecendo à ordem de precedência
do Cerimonial Público, no caso de discursos.
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Selecionar pessoal
de apoio entre os profissionais com experiência em grandes eventos
montando pauta para comportamento das recepcionistas
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Planejar o atendimento
às salas das plenárias com elaboração
de mapa de equipamentos, seleção e treinamento de recepcionistas
para apoio a estas salas bem como definição de tipo
de instruções a serem encaminhadas aos presidentes de
mesa passando pela confecção de prismas com os nomes
dos palestrantes;
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Coordenar todo o
funcionamento do evento, supervisionando os diversos fornecedores,
durante os períodos de montagem, evento e desmontagem;
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Apresentar um relatório
final de atividades, após o término do evento com o
fechamento do orçamento do evento;
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Enviar cartas de
agradecimento para as empresas que apoiaram e patrocinaram o evento,
assim como aos fornecedores e participantes, se for o caso;
